Formulaires et champs

• Règles d'affichage conditionnel

  Règles d'affichage conditionnel Une règle d'affichage ne montre une question — ou un contenu — qu'aux participants concernés. C'est ce qui évite le formulaire interminable où chacun traverse des questions qui ne le regardent pas. Où : dans les détails d'une question ou d'une zone de contenu, Configurer une règle d'affichage. Le principe Vous désignez une question antérieure comme condition, et la valeur de sa réponse détermine l'affichage. Exemple type : « Souhaitez-vous réPeu de lectures

• Paramètres du formulaire : dates, acceptation et pass automatiques

  Paramètres du formulaire : dates, acceptation et pass automatiques Un formulaire ne fait pas que collecter : il peut aussi décider. Trois réglages permettent de traiter une inscription sans intervention humaine. Où : Événement > Inscriptions > Formulaires, cliquez sur le formulaire souhaité, puis sur l'icône Paramètres (roue crantée). Jours de présence par défaut Pré-définit les dates de présence des participants qui utilisent ce formulaire. **Si les jours de présence sPeu de lectures

• Créer un formulaire d'inscription

  Créer un formulaire d'inscription Le formulaire est la porte d'entrée de votre événement. C'est lui qui collecte tout ce dont vous aurez besoin pour accréditer et accueillir vos participants — chaque question alimente un champ de leur fiche. Où : Événement > Inscriptions > Formulaires. Chaque population est rattachée à un formulaire Un formulaire se rattache à une ou plusieurs populations. C'est ce qui permet de ne pas demander la même chose à tout le monde : un techniciPeu de lectures

• Organiser les champs de la fiche participant

  Organiser les champs de la fiche participant La fiche participant rassemble tout ce que vous savez d'une personne sur cet événement. Ses champs se configurent dans Événement > Paramètres > Champs participant. Champ d'organisation ou champ d'événement C'est la décision la plus structurante, et elle se prend au moment de créer le champ. Un champ réutilisé depuis l'organisation alimente la fiche contact. L'information est conservée au-delà de l'événement et **pré-remplit les formulPopulaire

• Types de champs d'information

  Types de champs d'information Le type d'un champ détermine ce qu'on peut y stocker — et surtout ce qu'on pourra en faire ensuite. Un champ mal typé se retrouve inutilisable comme condition d'une règle d'allocation ou comme attribut de dotation. Les douze types Type Usage Texte court Une réponse de quelques mots : numéro de licence, plaque d'immatriculation Paragraphe Une réponse de plusieurs phrases : présentation, remarques Textes multiplesPopulaire

• Configurer un formulaire : sections, questions, contenus

  Configurer un formulaire : sections, questions, contenus Où : Événement > Inscriptions > Formulaires, puis le formulaire concerné. Les sections Une section correspond à une page du formulaire. C'est ainsi qu'on évite le mur de questions : informations personnelles sur une page, préférences sur la suivante, documents sur une troisième. Cliquez sur Ajouter une section et donnez-lui un titre — il s'affiche en tête de page pour le participant. L'ordre des sections se chPopulaire

Traiter les demandes

• Les trois façons d'inscrire des participants

  Les trois façons d'inscrire des participants Le choix n'est pas seulement pratique : il détermine qui saisit les données, qui en répond, et les règles d'envoi de notifications. 1. Vous inscrivez vous-même Depuis la liste de participants, ou depuis votre base de contacts au niveau de l'organisation. Quand : petits volumes, invités que vous connaissez, staff interne. Et chaque fois que la personne ne doit rien avoir à faire. Le point de vigilance : un participant inscrit par vousPeu de lectures

• Traiter les demandes d'accréditation

  Traiter les demandes d'accréditation Où : Événement > Inscriptions > Participants. Cliquez sur une personne pour ouvrir son panneau latéral. Les quatre statuts Statut Ce qu'il signifie En cours de traitement Statut initial de toute inscription. La demande attend votre décision. En attente d'informations Vous avez rendu la main au demandeur pour qu'il complète ou corrige. Accepté | La demande est validée. Le pass peut être publié, distPeu de lectures

• Mise à jour groupée

  Mise à jour groupée Modifier des dizaines ou des centaines de participants en une opération. Combinée au filtre avancé, c'est l'outil qui transforme une journée de saisie en quelques minutes. Où : Événement > Inscriptions > Participants. Sélectionnez les participants souhaités, puis Mise à jour groupée dans le menu en bas de page. Ce qui peut être modifié Champ Détail Statut Le statut d'inscription des participants sélectionnés PopulationPeu de lectures

• La fiche structure

  La fiche structure Le dossier d'une structure sur cet événement : ses participants, ses paramètres, ses hébergements. Cliquez sur une structure dans la liste pour ouvrir son panneau latéral, ou double-cliquez pour la fiche complète. Onglet Participants La liste des personnes rattachées à la structure, avec les mêmes outils que la liste générale : filtres rapides pour isoler les demandes à traiter ou acceptées, filtre avancé, colonnes configurables. Le bouton Ajouter permet d'inscriPeu de lectures

• La fiche participant

  La fiche participant Tout ce que vous savez d'une personne sur cet événement, et tout ce que vous pouvez décider la concernant. Deux niveaux d'affichage Le panneau latéral s'ouvre en cliquant sur un participant dans la liste. Il suffit pour l'essentiel : changer le statut, consulter et modifier les informations, imprimer ou publier le pass, ouvrir la messagerie. La fiche complète s'ouvre par l'icône Voir la fiche complète du panneau, ou en double-cliquant sur le nom dans laPeu de lectures

• Gérer les populations d'un événement

  Gérer les populations d'un événement Une population est un type d'intervenant : prestataire, artiste, presse, bénévole, invité VIP. C'est la pièce centrale de la configuration — elle porte le formulaire, les zones d'accès et le modèle de pass. Où : Événement > Inscriptions > Populations. Ce que porte une population Élément Effet Formulaire d'inscription Ce qui est demandé aux participants de cette catégorie Zones d'accréditation | Les zones auPeu de lectures

• Échanger via la messagerie

  Échanger via la messagerie La messagerie remplace les échanges par e-mail dispersés : tout reste attaché au dossier du participant ou de la structure, et reste consultable par vos collègues. Où : Événement > Messagerie, ou depuis le panneau latéral d'un participant ou d'une structure. Qui : administrateurs et gestionnaires de messagerie. Ce rôle donne aussi un accès en lecture aux informations des participants et des structures. Deux fils de discussion distincts **Le fil d'Peu de lectures

• Gérer les structures dans un événement

  Gérer les structures dans un événement La structure représente l'entité, l'entreprise, le club ou le groupe auquel appartient le participant. La structure répond à la question : "D'où vient le participant ?" Une structure est l'unité de délégation : c'est elle qui reçoit le droit d'inscrire des participants, dans les limites que vous fixez. Où : Événement > Inscriptions > Structures. Ajouter une structure Ajouter permet de reprendre une structure existante de votre basePopulaire

Importer, exporter, filtrer

• Réinscrire des participants d'un événement à un autre

  Réinscrire des participants d'un événement à un autre Reprendre en masse les participants d'une édition précédente, avec leur structure, leur population et les informations de leur fiche contact. C'est le geste qui évite de tout ressaisir chaque année, et qui rend gérable une série d'événements récurrents. Où : Événement > Inscriptions > Participants. Deux points d'entrée Depuis l'événement source — sélectionnez les participants à reprendre, puis Inscrire sur… dansPeu de lectures

• Importer des participants

  Importer des participants L'import crée des participants en masse à partir d'un fichier. C'est le moyen d'injecter une liste fournie par un prestataire, ou de reprendre des données venant d'un autre outil. Où : Événement > Inscriptions > Participants, ou onglet Participants de la fiche d'une structure — icône Importer. La méthode Téléchargez le fichier modèle. Il contient exactement les champs de votre fiche participant, avec les intitulés attendus. **ComplPeu de lectures

• Importer des structures

  Importer des structures Créer des structures en masse à partir d'un fichier, plutôt qu'une par une. Où : icône Importer en haut de la liste des structures — dans un événement, ou au niveau de l'organisation. La méthode Téléchargez le fichier modèle. Complétez-le. Sélectionnez-le et vérifiez la correspondance des colonnes. Importez. Comme pour les participants, une colonne mal formée porte une icône d'alerte : survolez-la pour connaître l'erreur exacte. LPeu de lectures

• Importer les photos des participants

  Importer les photos des participants Les photos s'importent avec les participants, dans un fichier ZIP accompagnant le fichier Excel. Le principe Le fichier Excel comporte une colonne Photo. Pour chaque participant, elle contient le nom du fichier image correspondant dans le ZIP. Les deux fichiers se déposent ensemble au moment de l'import. Les contraintes, à respecter exactement Contrainte Valeur Format | JPEG uniquement — extensions .jpg ou `.jPeu de lectures

• Exporter participants et structures

  Exporter participants et structures Où : pour les participants, menu Plus > Exporter en haut de la liste ; pour les structures, icône Exporter. Ce qui part dans l'export Vous choisissez les informations à inclure. Outre vos champs personnalisés : Colonne Contenu Nom de famille, Prénom, Email Identité Nom de la structure, Population Rattachement Statut, Message de statut État de la demande et message joint **Peu de lectures

• Filtres avancés et filtres enregistrés

  Filtres avancés et filtres enregistrés Le filtre avancé combine plusieurs critères pour isoler exactement les lignes voulues. C'est l'outil qui rend la mise à jour groupée et l'export réellement utiles. Où : bouton Filtre avancé en haut des listes de participants, de structures, de populations et de parkings. Construire un filtre Chaque critère se compose de trois éléments : une information, une condition, et une ou plusieurs valeurs. Les conditions dépendent du typPeu de lectures

• Saisie rapide

  Saisie rapide Inscrire une personne en trois champs, sans dérouler le formulaire complet. Où : Événement > Inscriptions > Participants, menu Ajouter > Saisie rapide. Ce qu'elle demande Le contact — cherchez-le dans la base de votre organisation, ou créez-le. La structure pour l'événement — si elle n'est pas encore inscrite à l'événement, l'action Inscrire la structure l'ajoute à la volée. La population — parmi celles de l'événement. **Ajouter la popPeu de lectures