Structures et contacts

• Référents de structure : rôle et limites

  Référents de structure : rôle et limites Le référent gère les inscriptions pour le compte d'une structure. C'est le mécanisme de délégation de Qomeet : il vous décharge de la saisie sans vous faire perdre la validation. Qui peut l'être Le référent n'est pas forcément un salarié de la structure. Trois profils courants : Une personne de la structure — chef de projet, responsable d'équipe, assistant administratif. Un tiers qui gère pour elle — un prestataire en charge d'un proPeu de lectures

• Structures, contacts et participants : comment ils s'articulent

  Structures, contacts et participants : comment ils s'articulent Comprendre ce modèle évite la plupart des erreurs de manipulation. Il tient en une phrase : l'organisation contient des entités permanentes, l'événement contient des inscriptions datées. Les trois niveaux La structure est une entité : société, association, collectivité, service interne. Elle vit au niveau de l'organisation et se réutilise d'un événement à l'autre. Le contact est un individu. Il vit lui aussiPeu de lectures

• Fusionner des doublons

  Fusionner des doublons Une base de contacts qui vit se remplit de doublons. La fusion les résorbe sans rien perdre. Où : espace organisation, listes Contacts et Structures. D'où viennent les doublons Un contact est identifié par son nom, son prénom et son adresse e-mail. Toute inscription qui ne correspond pas exactement à un contact existant en crée un nouveau. En pratique : un import sans adresses e-mail crée systématiquement de nouveaux contacts ; une personPeu de lectures

• Gérer les populations de l'organisation

  Gérer les populations de l'organisation Les populations sont les catégories d'intervenants que vous manipulez : prestataire, artiste, presse, bénévole, invité VIP. Elles vivent au niveau de l'organisation et se réutilisent dans chacun de vos événements. Où : espace organisation, onglet Populations. Un référentiel commun C'est le point à comprendre : une population n'appartient pas à un événement. Elle appartient à l'organisation, et chaque événement pioche dedans. Ce qui ePeu de lectures

• Gérer les structures de l'organisation

  Gérer les structures de l'organisation La base permanente de vos entités partenaires : sociétés, associations, collectivités, services internes. Où : espace organisation, onglet Structures. Qui : administrateurs et gestionnaires contacts. Créer une structure Ajouter, puis le nom — c'est la seule information demandée. Le nom doit être unique dans l'organisation. Deux entités homonymes demandent un élément distinctif : la ville, le service, l'année. Pour du voluPopulaire

• Gérer les contacts de l'organisation

  Gérer les contacts de l'organisation Les contacts sont les individus qui prennent part à vos événements. Ils vivent au niveau de l'organisation et se réutilisent d'une édition à l'autre. Où : espace organisation, onglet Contacts. Qui : administrateurs et gestionnaires contacts. Créer un contact Ajouter, puis le nom et le prénom — obligatoires. L'adresse e-mail, le téléphone et les structures de rattachement sont facultatifs. L'adresse e-mail mérite pourtantPopulaire

• Champs contact personnalisés

  Champs contact personnalisés Les champs contact stockent les informations durables d'une personne, au niveau de l'organisation : pièces d'identité, coordonnées, préférences, numéros professionnels. Où : espace organisation > Paramètres > Champs contact. Qui : les administrateurs de l'organisation. Ce qu'ils apportent Le pré-remplissage. Un champ contact renseigné pré-remplit automatiquement les formulaires lors des inscriptions suivantes. Le participant n'a pasPopulaire

Événements et saisons

• Créer, configurer ou dupliquer un événement

  Créer, configurer ou dupliquer un événement Où : espace organisation, onglet Événements > Ajouter. Qui : les administrateurs de l'organisation. Les informations demandées Champ Détail Nom de l'événement Obligatoire Dates de début et de fin La date de début sert de repère lors de la duplication d'un événement Fuseau horaire Détermine l'interprétation des horaires, notamment au contrôle d'accès Lieu de l'événement | AdresPopulaire

• Journal d'activité

  Journal d'activité Le journal enregistre les modifications faites sur les participants et les structures de votre événement : créations, mises à jour, suppressions. Où : Événement > Paramètres > Journal d'activité. Qui : les administrateurs de l'événement. Ce qu'il contient Chaque entrée porte : Élément Contenu Date et Heure Quand Auteur Qui Action Création, Mise à jour ou Suppression Type | Participant ou StructuPeu de lectures

• Organiser ses événements en saisons

  Organiser ses événements en saisons Une saison regroupe des événements qui forment un ensemble : les matchs d'un championnat, les dates d'une tournée, les spectacles d'une programmation. Où : espace organisation, onglet Saisons. Ce que la saison apporte Une lecture d'ensemble. Vos événements cessent d'être une liste plate. Des droits mutualisés. Les rôles attribués au niveau de la saison s'appliquent à tous ses événements, y compris ceux ajoutés plus tard. C'est lePeu de lectures

• Traduire ses contenus : événement multilingue

  Traduire ses contenus : événement multilingue Qomeet distingue deux choses que l'on confond souvent. L'interface — menus, boutons, messages — est traduite par Qomeet. Elle est disponible en français, anglais, allemand, italien et néerlandais. Chaque utilisateur choisit sa langue dans son compte, chaque accrédité dans son espace. Vos contenus — noms de populations, de repas, de dotations, de zones, textes de vos formulaires — sont écrits par vous. **Personne ne peut les traduirePeu de lectures