Référents de structure : rôle et limites

Le référent gère les inscriptions pour le compte d'une structure. C'est le mécanisme de délégation de Qomeet : il vous décharge de la saisie sans vous faire perdre la validation.

Qui peut l'être

Le référent n'est pas forcément un salarié de la structure. Trois profils courants :

Une personne de la structure — chef de projet, responsable d'équipe, assistant administratif.

Un tiers qui gère pour elle — un prestataire en charge d'un programme bénévoles.

Une personne de votre propre organisation — votre responsable presse, désigné référent d'une structure « Médias » qui regroupe les journalistes.

Ce dernier cas est un usage détourné mais utile : il permet de traiter une catégorie de participants comme une structure, avec un gestionnaire dédié.

Le désigner

Espace organisation > Structures > la structure : icône Gérer les référents dans l'onglet Informations, ou rôle Référent en associant un contact depuis l'onglet Contacts.

On ne désigne jamais un référent depuis la fiche structure d'un événement — les référents sont permanents, les inscriptions sont datées.

Dans la fenêtre Gérer les référents, sélectionnez la personne parmi vos contacts, ou ajoutez-la comme nouveau contact. Retirez un référent de la même façon : il reste alors membre de la structure. Validez par Enregistrer. Une structure peut avoir plusieurs référents.

Un référent accède aux informations des participants de sa structure sur tous les événements, passés ou en cours.

Être contact d'une structure ne suffit pas. Seul le statut de référent ouvre l'accès à l'espace de la structure. Un contact simple, non référent, accède uniquement à son propre espace personnel.

Ce qu'il peut faire

Depuis le portail d'inscriptions, selon les droits accordés à sa structure :

• créer, modifier et supprimer des inscriptions de participants ;
• partager un lien d'inscription directe, si vous l'avez activé ;
• consulter les informations de ses participants, hors champs privés ;
• suivre le statut des demandes, et recevoir les notifications correspondantes ;
• échanger via la messagerie, sur son propre fil et sur celui de chacun de ses participants ;
• consulter les services publiés et les documents partagés ;
• afficher les pass publiés de ses participants.

Ce qu'il ne peut pas faire

Aucune action côté organisateur. Il ne valide pas une inscription, n'attribue pas de service, ne modifie aucun paramètre. L'interface d'administration lui est fermée.

Les champs privés. Il ne les voit pas en consultation — mais il les voit au moment de créer ou modifier une demande si une question du formulaire les porte. La nuance a son importance : ne mettez pas dans un formulaire une information que la structure ne doit pas connaître.

Sa connexion

Le référent se connecte au portail avec exactement l'adresse e-mail enregistrée sur sa fiche contact, et reçoit un code de vérification.

C'est la première cause d'appel au support : une personne qui se connecte avec la mauvaise adresse mail arrive sur un espace vide.

Une structure sans référent

C'est possible, mais personne ne pourra alors inscrire ses participants depuis le portail. Vous les saisirez vous-même, ou vous activerez le lien d'inscription directe.

Voir aussi

• Ce que voit et peut faire un référent
• Les trois façons d'inscrire des participants
• Un référent ne voit pas ses participants

Mis à jour le : 10/10/2026