Structures, contacts et participants : comment ils s'articulent
Structures, contacts et participants : comment ils s'articulent
Comprendre ce modèle évite la plupart des erreurs de manipulation. Il tient en une phrase : l'organisation contient des entités permanentes, l'événement contient des inscriptions datées.
Les trois niveaux
La structure est une entité : société, association, collectivité, service interne. Elle vit au niveau de l'organisation et se réutilise d'un événement à l'autre.
Le contact est un individu. Il vit lui aussi au niveau de l'organisation, appartient éventuellement à une ou plusieurs structures, et porte les informations durables : coordonnées, pièces d'identité, préférences.
Le participant est un contact inscrit à un événement précis. Il y appartient à une population, reçoit une accréditation et des services.
Le même contact peut être participant sur cinq événements, avec cinq populations et cinq jeux d'accès différents.
Pourquoi cette séparation
Pour ne pas ressaisir. Un contact déjà connu apporte ses informations à chaque nouvelle inscription. Les champs partagés au niveau de l'organisation pré-remplissent les formulaires.
Pour garder une base propre. La liste des structures et des contacts survit aux événements. Supprimer un événement ne détruit pas votre carnet d'adresses.
Pour déléguer proprement. Une structure reçoit le droit d'inscrire ses participants, sans jamais accéder à votre interface.
Ce qui vit où
Dans l'organisation | Dans l'événement |
|---|---|
La liste des structures | Les structures inscrites à cette édition |
La liste des contacts | Les participants inscrits |
Les référents d'une structure | Les paramètres d'inscription de la structure |
Les champs de la fiche contact | Les champs de la fiche participant |
Le nom des populations | Zones et services autorisés par population |
Deux conséquences fréquemment rencontrées :
On ajoute un référent depuis l'organisation, pas depuis l'événement. Chercher l'action dans la fiche structure de l'événement est vain.
Renommer une population depuis l'organisation la renomme partout, dans tous les événements qui l'utilisent.
Le rôle du référent
Un référent est un contact désigné pour gérer les inscriptions d'une structure. Il n'est pas nécessairement présent sur l'événement — et s'il doit l'être, il faut l'inscrire séparément comme participant.
Un contact simple d'une structure a accès uniquement à son propre espace personnel : seul le statut de référent ouvre accès au portail de la structure.
Les trois chemins d'inscription
Un contact devient participant de trois façons : vous l'inscrivez, son référent l'inscrit, ou il s'inscrit via un lien direct.
Voir Les trois façons d'inscrire des participants.
Les doublons, et d'où ils viennent
Un contact est identifié par son nom, son prénom et son adresse e-mail. Sans adresse e-mail, ou avec une adresse différente, un nouveau contact est créé.
C'est la mécanique qui produit les doublons : un import sans adresses, une personne inscrite avec son adresse professionnelle puis personnelle.
La fonction Fusionner les doublons, au niveau de l'organisation, les identifie sur le nom et le prénom.
Voir aussi
Mis à jour le : 10/10/2026
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