Gérer les populations de l'organisation

Les populations sont les catégories d'intervenants que vous manipulez : prestataire, artiste, presse, bénévole, invité VIP.

Elles vivent au niveau de l'organisation et se réutilisent dans chacun de vos événements.

Où : espace organisation, onglet Populations.

Un référentiel commun

C'est le point à comprendre : une population n'appartient pas à un événement. Elle appartient à l'organisation, et chaque événement pioche dedans.

Ce qui en découle :

Renommer une population la renomme dans tous les événements qui l'utilisent, y compris les éditions passées.

La supprimer la supprime partout. L'opération n'est possible que si aucun participant, dans aucun événement, n'y est rattaché.

Cette centralisation a un avantage : vos statistiques restent comparables d'une édition à l'autre. Elle a un coût : une population mal nommée se corrige partout à la fois, y compris sur l'historique.

Ce qui reste propre à l'événement

Au niveau de l'organisation, une population n'est qu'un nom.

Tout le reste se définit événement par événement :

• les zones d'accès autorisées ;
• le modèle de pass ;
• le formulaire d'inscription ;
• les tags — et donc les services attribués par les règles d'allocation.

Une population « Presse » peut donc ouvrir la salle de presse sur un événement et pas sur un autre. C'est voulu : les dispositifs changent, le vocabulaire reste.

Créer une population

Ajouter, puis le nom.

Vous pouvez aussi en créer une directement depuis un événement : elle est alors ajoutée au référentiel de l'organisation par la même occasion.

Modifier ou supprimer

Cliquez sur la ligne de la population dans la liste : la fenêtre Détails de la population s'ouvre. Vous pouvez y changer son nom ou la supprimer.

Avant de renommer, gardez en tête l'effet rétroactif sur les éditions passées. Si le nouveau nom ne convient pas à l'historique, mieux vaut créer une nouvelle population et laisser l'ancienne en place.

Bien nommer

Quelques principes qui évitent des reprises :

Nommez par nature d'intervenant, pas par droit d'accès. « Artiste » vieillit mieux que « Accès scène », car les accès changent d'une édition à l'autre.

Évitez les mentions d'année ou d'édition. La population est permanente ; l'édition est portée par l'événement.

Restez au bon grain. Trop de populations rend la matrice des accès illisible ; trop peu oblige à multiplier les exceptions individuelles. Le bon niveau est celui auquel les droits et les services diffèrent réellement.

Cas particuliers

Je ne peux pas supprimer une population. Des participants y sont encore rattachés, dans au moins un événement — y compris une édition passée. Rattachez-les à une autre population, ou supprimez leurs inscriptions, puis recommencez.

J'ai renommé une population et l'ancien nom a disparu de mes éditions passées. C'est l'effet du référentiel commun : le nom est le même partout. Pour conserver l'ancien nom sur l'historique, redonnez-lui son nom d'origine, puis créez une nouvelle population pour vos prochains événements.

Voir aussi

• Gérer les populations d'un événement
• La matrice des accès
• Structures, contacts et participants : comment ils s'articulent

Mis à jour le : 10/10/2026