Restauration

• Ordre de priorité des règles d'allocation de repas

  Ordre de priorité des règles d'allocation de repas Quand un participant remplit les conditions de plusieurs règles portant sur le même type de repas, Qomeet doit trancher. C'est l'ordre dans la liste qui décide : la première règle l'emporte. Où : Événement > Services > Restauration, onglet Règles d'allocation. Qui : administrateurs et gestionnaires restauration. Comment Qomeet applique les règles Pour chaque jour et pour chaque type de repas, Qomeet parcPopulaire

• Attribuer un repas manuellement

  Attribuer un repas manuellement Les règles d'allocation couvrent la règle générale. L'attribution manuelle traite l'exception. Où : Événement > Inscriptions > Participants — fiche du participant, ou liste pour plusieurs participants. Qui : administrateurs et gestionnaires restauration. Une attribution manuelle ignore complètement les règles pour ce participant et cette date, et y résiste même si vous modifiez les règles ensuite. Depuis la fiche participant OuvrePeu de lectures

• Règles d'allocation des repas

  Règles d'allocation des repas Une règle décrit qui a droit à quel repas, quels jours. Elle s'applique automatiquement à tous les participants, y compris à ceux qui s'inscriront demain. Où : Événement > Services > Restauration, onglet Règles d'allocation. Qui : administrateurs et gestionnaires restauration. Qui reçoit les repas Les règles s'appliquent à tous les participants, sauf ceux dont la demande est Refusée. Sur la fiche d'un participant **En cours de tPopulaire

• Lieux de restauration et repas

  Lieux de restauration et repas Où : Événement > Services > Restauration. Qui : administrateurs et gestionnaires restauration. Les sept types de repas Qomeet distingue sept types : petit déjeuner, brunch, déjeuner, collation, cocktail, dîner et souper. Ce découpage compte pour les règles d'allocation : un participant peut recevoir un repas de chaque type par jour, mais un seul par type. Sept types, donc jusqu'à sept repas quotidiens — ce qPopulaire

Dotations

• Créer un article de dotation

  Créer un article de dotation Les dotations sont les articles remis aux participants : t-shirts, goodies, tickets boisson, invitations, équipement de sécurité. Où : Événement > Services > Dotations. Qui : administrateurs et gestionnaires dotations. Créer Cliquez sur Ajouter, puis renseignez le nom de l'article et son groupe de distribution. Le groupe de distribution Il regroupe les articles remis ensemble : kit de bienvenue, équipement de sécurité, dotationPopulaire

• Dotations imprimables

  Dotations imprimables Certaines dotations sont des documents : tickets boisson, invitations, laissez-passer. Qomeet les produit à partir d'un modèle de pass, avec les quantités calculées par vos règles. Où : Événement > Services > Dotations pour la mise en place ; Événement > Inscriptions > Participants pour l'impression. Qui : administrateurs et gestionnaires dotations. La mise en place 1. Créez le modèle du document dans Accès > Modèles de passQuelques lectures

• Configurer une dotation : quantités, attributs, éligibilité

  Configurer une dotation : quantités, attributs, éligibilité Cliquez sur un article dans la liste pour ouvrir ses détails. Le nom, le groupe et la quantité sont obligatoires ; le prix, les crédits cashless, l'attribut, le modèle de pass et le code se trouvent sous Informations optionnelles. Où : Événement > Services > Dotations, puis cliquez sur l'article. Qui : administrateurs et gestionnaires dotations. Qui reçoit la dotation Les dotations sont calculées pour tousPeu de lectures

• Attribuer une dotation manuellement

  Attribuer une dotation manuellement Par défaut, les dotations sont attribuées par les conditions d'éligibilité de chaque article : un participant qui les remplit toutes reçoit la quantité définie. L'attribution manuelle traite l'exception, et ignore ces conditions pour ce participant. Où : Événement > Inscriptions > Participants — liste ou fiche du participant. Qui : administrateurs et gestionnaires dotations. Depuis la liste de participants Sélectionnez lePeu de lectures

Hébergement

• Enregistrer les demandes d'hébergement

  Enregistrer les demandes d'hébergement Une demande exprime un besoin d'une structure pour une période : tant de personnes à loger, de tel à tel jour. Où : Événement > Services > Hébergement, onglet Demandes & réservations. Également depuis l'onglet Hébergement d'une fiche structure. Qui : administrateurs et gestionnaires hébergement. Une demande est aussi créée automatiquement quand vous réservez un hébergement depuis la liste de participants — voir [Créer des réserPopulaire

• Créer des réservations d'hébergement

  Créer des réservations d'hébergement Réserver, c'est attribuer une ou plusieurs unités de votre offre à une demande. Où : Événement > Services > Hébergement, onglet Demandes & réservations. Cliquez sur la demande à pourvoir. Qui : administrateurs et gestionnaires hébergement. L'écran de réservation À gauche, la demande : dates, nombre de personnes à loger, et les réservations déjà constituées. À droite, les hébergements disponibles pour la période demandée.Peu de lectures

• Gérer l'offre d'hébergements

  Gérer l'offre d'hébergements Avant de loger qui que ce soit, il faut décrire ce dont vous disposez. Où : Événement > Services > Hébergement, onglet Hébergements. Qui : administrateurs et gestionnaires hébergement. Lieu et unité : la distinction qui structure tout Le lieu d'hébergement est l'établissement : un hôtel, une résidence, un camping. L'hébergement est l'unité attribuable : une chambre, un appartement, un emplacement, voire un lit en dortoir. **UnPeu de lectures

• Associer des participants à une réservation

  Associer des participants à une réservation Par défaut, une réservation est faite pour une structure, sans nommer les occupants. C'est suffisant dans bien des cas : la structure répartit ses équipes elle-même. Associer nommément devient nécessaire dès qu'un établissement réclame une liste, ou que vos accrédités doivent connaître leur hébergement. Une réservation faite depuis la liste de participants associe directement les participants concernés — voir [Créer des réservations d'hébergemPopulaire

Stationnement

• Créer et gérer vos parkings

  Créer et gérer vos parkings Le module Stationnement vous permet de lister les zones de stationnement de votre événement, de suivre leur capacité et d'estimer leur coût. Une fois vos parkings créés, vous pourrez y attribuer automatiquement des places grâce aux règles d'allocation, et contrôler les entrées sur site avec Qomeet Access. Qui peut y accéder : les administrateurs de l'événement et les utilisateurs ayant le rôle Gestionnaire parking. Où le trouver : Événement > Services > SPeu de lectures

• Ordre de priorité des règles d'allocation de parking

  Ordre de priorité des règles d'allocation de parking Un participant ne peut obtenir qu'une seule place de parking par jour. Lorsqu'il remplit les conditions de plusieurs règles, Qomeet doit donc trancher : c'est l'ordre des règles dans la liste qui décide. La première règle de la liste a la priorité la plus élevée. Où : Événement > Services > Stationnement, onglet Règles d'allocation. Qui : administrateurs et gestionnaires parking. Comment Qomeet applique lePeu de lectures

• Attribuer une place de parking manuellement

  Attribuer une place de parking manuellement Par défaut, les places de parking sont attribuées par les règles d'allocation. Vous pouvez cependant attribuer une place à un participant en particulier, ou lui en retirer une, en passant sa réservation en mode manuel. Une réservation manuelle ignore complètement les règles d'allocation pour ce participant et cette date. Elle reste en place même si vous modifiez ensuite vos règles. Où : Événement > Inscriptions > Participants — ficPeu de lectures

• Règles d'allocation des places de parking

  Règles d'allocation des places de parking Une règle d'allocation attribue automatiquement une place de parking aux participants qui remplissent les conditions que vous définissez. C'est le mécanisme à privilégier : plutôt que d'attribuer les places une par une, vous décrivez qui a droit à quoi, et Qomeet applique la règle à tous les participants, y compris ceux qui s'inscriront plus tard. Où le trouver : Événement > Services > Stationnement, onglet Règles d'allocation. **QuiPeu de lectures