Créer des réservations d'hébergement

Réserver, c'est attribuer une ou plusieurs unités de votre offre à une demande.

Où : Événement > Services > Hébergement, onglet Demandes & réservations. Cliquez sur la demande à pourvoir.

Qui : administrateurs et gestionnaires hébergement.

L'écran de réservation

À gauche, la demande : dates, nombre de personnes à loger, et les réservations déjà constituées.

À droite, les hébergements disponibles pour la période demandée.

Survolez une unité et cliquez sur Réserver ; pour une unité de plusieurs places, choisissez le nombre de places dans le menu proposé.

Une demande peut être couverte par plusieurs réservations : quatre personnes peuvent occuper deux chambres doubles.

Une fois la demande couverte, passez-la en Traité avec l'icône Changer le statut de la liste : le statut ne change pas automatiquement.

Réserver directement pour des participants

Depuis la liste de participants, vous pouvez réserver un hébergement pour une ou plusieurs personnes précises, sans créer de demande au préalable.

Événement > Inscriptions > Participants :
- pour un participant, survolez sa ligne et ouvrez le menu Plus (trois points verticaux) > Réserver > Hébergement ;
- pour plusieurs, sélectionnez-les, puis l'icône Faire une réservation > Réserver un hébergement. Ils doivent tous appartenir à la même structure, sinon le message « Pour réserver un hébergement, veuillez sélectionner des participants appartenant à la même structure. » s'affiche.
Choisissez la période (Check-in / Check-out). Par défaut, ce sont les jours de présence du participant.
Les hébergements disponibles pour ces dates s'affichent : cliquez sur Réserver.

Qomeet crée alors automatiquement une demande d'hébergement pour la structure, au statut En cours de traitement, y rattache la réservation, et associe les participants à cette réservation. Pensez à passer la demande en Traité une fois le besoin couvert.

C'est le chemin le plus direct pour un besoin nominatif : un invité, un intervenant isolé, un petit groupe. Pour une équipe dont la structure répartira elle-même les chambres, passez plutôt par une demande.

La règle de disponibilité, à bien comprendre

Une unité n'est proposée que si elle est disponible pendant toute la période de la demande. Pour une demande du 4 au 10 juillet, une chambre libre du 4 au 8 et une autre libre du 8 au 10 ne sont pas proposées : une même demande ne peut pas enchaîner deux hébergements. Plusieurs unités peuvent en revanche se partager les personnes — quatre personnes dans deux chambres doubles, sur toute la période. Si une structure doit changer d'hébergement en cours de séjour, enregistrez deux demandes.

Une unité réservée pour une période sort entièrement de l'offre disponible sur cette période, même s'il reste des places.

Une chambre de trois places sur laquelle vous en pourvoyez une n'est plus proposée à d'autres demandes. Qomeet ne remplit pas une chambre avec des personnes de structures différentes.

C'est cohérent avec la façon dont on loge des équipes — on ne mélange pas deux structures dans une chambre — mais cela signifie qu'une réservation partielle immobilise l'unité. Si vous voulez optimiser, découpez votre offre plus finement.

Le message Il n'y a aucun hébergement disponible pour ces dates s'explique le plus souvent ainsi : les unités existent, mais sont immobilisées par d'autres réservations, ou ne sont libres que sur une partie de la période demandée.

Les autres messages

Message	Cause
L'hébergement n'est pas disponible pour les dates indiquées	En dehors de ses dates de disponibilité
L'hébergement a déjà des réservations pour les dates indiquées	Immobilisé par une autre réservation
La capacité de l'hébergement est insuffisante	Le nombre de places demandé dépasse la capacité
La plage de date n'est pas valide	Check-out antérieur au check-in

Repérer les disponibilités

L'onglet Hébergements affiche toutes vos unités avec leur occupation date par date. C'est la vue à utiliser pour repérer un trou dans l'occupation, ou une unité qui reste vide alors que des demandes attendent.

L'onglet Demandes & réservations propose aussi une vue calendrier : les flèches en haut naviguent entre les périodes, et cliquer sur les dates permet de choisir une plage. Comme chaque demande couvre une période continue, les trous y sont moins visibles.

Modifier ou supprimer

Cliquez sur une réservation pour l'ouvrir, la modifier ou la supprimer.

Supprimer une réservation libère l'unité pour la période : elle redevient disponible immédiatement.

Une méthode de travail

Sur un parc important, procédez par contrainte décroissante : traitez d'abord les demandes qui n'ont qu'une solution possible — grands groupes, dates atypiques, exigences particulières — puis les demandes souples.

Commencer par les cas faciles conduit systématiquement à bloquer les cas difficiles.

Cas particuliers

Une chambre à moitié pleine n'est proposée à aucune autre demande. C'est la règle : une unité réservée sort entièrement de l'offre sur la période. Découpez votre offre plus finement si vous voulez la partager.

Le message « Il n'y a aucun hébergement disponible pour ces dates » s'affiche alors que j'ai des chambres. Elles sont immobilisées par d'autres réservations, ou ne sont libres que sur une partie de la période demandée — vérifiez dans l'onglet Hébergements.

Voir aussi

Mis à jour le : 10/10/2026

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