Configurer une dotation : quantités, attributs, éligibilité

Cliquez sur un article dans la liste pour ouvrir ses détails. Le nom, le groupe et la quantité sont obligatoires ; le prix, les crédits cashless, l'attribut, le modèle de pass et le code se trouvent sous Informations optionnelles.

Où : Événement > Services > Dotations, puis cliquez sur l'article.

Qui : administrateurs et gestionnaires dotations.

Qui reçoit la dotation

Les dotations sont calculées pour tous les participants qui remplissent les conditions d'éligibilité, sauf ceux dont la demande est Refusée. Les demandes En cours de traitement ou En attente d'informations sont donc déjà comptées : c'est ce qui permet d'estimer les quantités à commander avant d'avoir fini de traiter les inscriptions.

Modifier une dotation recalcule les attributions existantes, sauf les attributions manuelles, qui sont conservées. Contrairement aux repas, il n'existe pas d'ordre de priorité entre dotations : chaque article se calcule indépendamment.

Les quantités

Le type de distribution détermine le mode de calcul :

Quantité par jour de présence pendant l'événement — avec une périodicité : tous les jours, tous les deux jours. Adapté à tout ce qui dépend du nombre de jours de présence : gants, tickets boisson, ou t-shirts bénévoles.

Quantité fixe pour tout l'événement — remise une fois, quel que soit le nombre de jours. Adapté à ce qui sert pendant toute la durée : une gourde, un kit de bienvenue.

Quantité identique ou variable selon le participant

Le champ Quantité propose deux options :

Saisie manuelle — vous indiquez une quantité, la même pour tous les participants éligibles. Par exemple : 1 ticket par jour.

Un champ participant de type Nombre — la quantité est lue sur la fiche de chaque participant, et varie donc d'une personne à l'autre. Ce champ peut être demandé dans le formulaire et renseigné par le participant lui-même ; il peut aussi, plus rarement, être renseigné en interne par votre équipe.

C'est ce qui permet de gérer les invitations : une question « Combien d'invitations souhaitez-vous ? » dans le formulaire, ce champ choisi comme quantité, et chacun reçoit ce qu'il a demandé.

Restreindre à une liste de dates

L'option Restreindre à une liste de dates limite la distribution à une période précise — une paire de gants par jour, mais seulement pendant le montage. Elle n'est proposée qu'avec une quantité par jour de présence.

Le prix unitaire

Alimente l'estimation budgétaire du rapport Dotations. Sans prix, les colonnes de montant restent vides.

Les crédits cashless

Indiquez la valeur à créditer si la dotation est gérée sous forme de cashless — des tickets boisson, par exemple. Si vous utilisez un outil de cashless, contactez-nous pour étudier la transmission de cette information.

Le code

Un identifiant libre, destiné aux systèmes externes qui reçoivent vos dotations. Il est conservé à la duplication de l'événement et doit être unique : un code déjà utilisé affiche « Une dotation existe déjà avec ce code. »

Le modèle de pass

Pour produire la dotation sous forme de document imprimable — ticket boisson, invitation —, choisissez un modèle de pass. Voir Dotations imprimables.

L'attribut

C'est le champ qui gère les variantes d'un article : taille vestimentaire, pointure.

Seul un champ de type liste déroulante à choix unique peut servir d'attribut. C'est une contrainte à connaître avant de créer la question dans votre formulaire : un texte libre ne conviendra pas, et il sera trop tard une fois les réponses collectées.

La mise en place :

1. Créez un champ participant de type liste déroulante à choix unique — « Taille de t-shirt ».
2. Ajoutez une question associée dans les formulaires concernés.
3. Désignez ce champ comme attribut de l'article.

Qomeet ventile alors les quantités par variante dans le rapport : combien de M, combien de L. Sans cette configuration, vous obtenez un total global, inexploitable pour une commande.

Les conditions d'éligibilité

Sans condition, tous les participants ont droit à la dotation.

Avec des conditions, le participant doit toutes les remplir :

À l'intérieur d'une condition, les valeurs fonctionnent en « ou ».

Deux exemples : un cadeau de remerciement pour les participants des structures portant le tag « partenaire » ; un pass parking pour ceux ayant répondu oui à la question sur le besoin de stationnement.

Cas particuliers

Les quantités du rapport sont trop faibles. Une condition d'éligibilité exclut plus de monde que prévu — souvenez-vous qu'elles se cumulent.

Une variante apparaît vide dans le rapport. Des participants éligibles n'ont pas répondu à la question servant d'attribut.

Voir aussi

• Créer un article de dotation
• Rapport Dotations
• Types de champs d'information

Mis à jour le : 10/10/2026