Gérer les participants et traiter les demandes d'accréditations
Sommaire
Informations détaillées et historique
Attribuer des zones d'accès à un participant
Attribuer des services à un participant
Déplacer un participant dans une nouvelle structure
Liste des participants
Dans le menu Inscriptions > Participants, vous trouverez la liste de tous les participants inscrits à votre événement par les différentes structures.
Vous pouvez utiliser la recherche en haut de la page pour retrouver plus facilement vos participants, ou encore cliquer sur le titre des différentes colonnes pour trier la liste. En cliquant sur l'icône Ajouter/supprimer des colonnes , vous pouvez choisir les informations que vous souhaitez afficher ou pas dans la liste.
Le filtre avancé vous permet de retrouver dans votre liste de participants ceux qui correspondent à un ensemble de critères. Vous pouvez combiner plusieurs critères de recherche, en utilisant les opérateurs ET / OU et en utilisant différentes conditions : « est égal à », « est supérieur à », « contient », etc.
Statut des demandes
Lorsqu'un participant s'inscrit, le statut de son inscription est par défaut en cours de traitement.
Cliquez sur un participant dans la liste pour afficher ses informations et modifier le statut de son inscription.
Si la demande d'un participant n'est pas complète, vous pouvez la passer en statut en attente d'informations : vous devez alors préciser quelles sont les informations manquantes ou non conformes. Le participant ou les référents pourront consulter ces précisions depuis leur espace personnel sur le portail d'accréditation et pourront modifier les informations en question. Pour que les participants puissent ajouter les information demandées, il faut que les modifications soient bien autorisées dans les paramètres de la structure.
Si vous passez une demande en statut refusé, vous pouvez indiquer un motif si vous le souhaitez (optionnel). La structure pourra consulter ce motif depuis son espace personnel.
Lorsque vous passez une demande en statut accepté, le demandeur ne peut plus la modifier via le portail d'accréditation. Vous pouvez également y joindre un message pour apporter des informations complémentaires, que la structure pourra consulter depuis son espace personnel.
Informations détaillées et historique
Dans le panneau latéral, cliquez sur l'icône Afficher le détail pour ouvrir la fiche participant en plein écran et accéder au détail de ses informations, la liste de ses repas, dotations, hébergements et places de parking, ainsi qu'à l'historique des modifications.
Dans l'historique, vous retrouverez les dates de création et de modifications de la demande d'accréditation du participant, ainsi que les opérations concernant son pass (impression, publication, distribution, annulation, association d'une puce RFID).
Communiquer avec les participants via la messagerie
Depuis le menu Messagerie ou la fiche contact (panneau latéral), vous avez accès à une messagerie pour communiquer directement avec vos participants. Le message pourra être consulté via le portail d'inscriptions, par le participant lui-même ou par le référent de sa structure :
- Si le participant dispose de son propre espace personnel, il pourra consulter le message et y répondre. Le référent de la structure peut également suivre les échanges et intervenir si besoin.
- Si le participant ne dispose pas d'un espace personnel (par exemple, s'il a été inscrit par le référent de la structure), vous pouvez tout de même envoyer un message à un participant. Le référent de la structure pourra consulter le message via son espace personnel et y répondre pour le compte du participant.
Notifications par mail
Les participants, ainsi que les référents de leur structure, peuvent recevoir des notifications par mail lorsque le statut de leur demande est mis à jour, à la réception de nouveaux messages ou encore lorsque leur pass est publié.
Pour recevoir des notifications par mail, il faut que le participant se soit connecté au portail d'inscriptions au moins une fois : si le participant a été inscrit par l'organisateur de l'événement ou par le référent de sa structure, il ne recevra pas de mails de notification tant qu'il ne se sera pas connecté à son espace personnel une première fois. Ainsi, si l'inscription est entièrement gérée par l'organisateur ou le référent, le participant ne recevra pas de notifications inutiles. Il en va de même pour les référents de structure : ils reçoivent des notifications uniquement s'ils se sont déjà connectés au moins une fois au portail d'inscriptions.
Dans la liste des participants, vous pouvez utiliser le filtre Accès portail d'inscription pour retrouver les participants qui se sont déjà connectés à leur espace personnel ou pas.
Attribuer des zones d'accès à un participant
- Le participant héritera automatiquement des zones autorisées définies dans sa population, mais vous pouvez aussi ajuster ses zones en indiquant des zones autorisées et/ou des zones interdites spécifiques au participant. Pour cela, cliquez sur l'icône Modifier dans la section Accréditation de la fiche participant.
- Dans l'exemple ci-dessous, le participant aura accès à la zone "rouge" en plus des zones déjà autorisées à la population "VIP".
Attribuer des services à un participant
Le participant se verra attribuer automatiquement les dotations, repas et parkings définis dans les règles d'allocation de chaque service. Il est possible d'attribuer ou de supprimer un service manuellement, en vous rendant dans les détails de la fiche participant : dans ce cas, les règles automatiques seront donc ignorées.
Vous pouvez également attribuer un hébergement à un participant.
Déplacer un participant dans une nouvelle structure
Pour déplacer un participant d'une structure vers une autre, cliquez sur l'icône 3 points verticaux au survol du participant dans la liste, puis sur Déplacer. Indiquez ensuite la nouvelle structure à laquelle le participant sera rattaché. Il est également possible de déplacer plusieurs participants en une fois via une mise à jour groupée.
Mise à jour groupée
À partir de votre liste de participants, vous pouvez facilement faire des mises à jour groupées : sélectionnez les participants à mettre à jour et cliquez sur le bouton Mise à jour groupée dans le menu en bas de la page. Vous pourrez ensuite choisir les champs à mettre à jour et spécifier leurs valeurs.
Vous pouvez mettre à jour les tags (pour ajouter ou supprimer des tags sur plusieurs fiches participant en une fois), le statut de la demande, la population, les zones d'accréditation, les dates de présence ou encore tous les champs d'information personnalisés que vous avez créés dans votre fiche participant.
Utilisée en association avec les filtres, cette fonctionnalité vous permet de traiter rapidement une grande quantité d'informations. Vous pouvez par exemple :
- Accepter toutes les candidatures "en cours de traitement" d'une structure en particulier
- Attribuer des zones autorisées supplémentaires à tous les participants de la population "Presse" ayant un tag particulier et dont le statut de la demande est accepté
- Et bien plus encore !
Mis à jour le : 09/01/2026
Merci !