Organiser les champs de la fiche participant

Réutiliser un champ déjà existant au niveau des contacts de l'organisation

Créer un champ d'information spécifique à l'événement

Modifier ou supprimer un champ de la fiche participant

La fiche participant regroupe toutes les informations dont vous avez besoin pour gérer leurs accréditations et services. Les informations récoltées via les formulaires d'inscription ou remplies par les organisateurs en interne sont enregistrées dans différents champs d'information.

Pour ajouter des champs d'information personnalisés à votre fiche participant, rendez-vous sur Paramètres > Champs participant.

Groupes d'information

Les champs de la fiche participant peuvent être organisés en différents groupes (blocs d'information). Le groupe "Informations Générales" est disponible par défaut, et ne peut pas être modifié. Vous pouvez créer d'autres groupes via le bouton Ajouter un groupe : informations complémentaires, préférences, informations professionnelles, etc.

Vous pouvez glisser-déposer les groupes pour changer leur ordre de présentation dans la fiche participant.

Ajouter un champ personnalisé

Qomeet vous propose un ensemble de champs pré-définis : nom/prénom, adresse mail, n° de téléphone et photo. Vous pouvez créer des champs personnalisés pour toute autre information dont vous aurez besoin : documents d'identité, adresse, préférences, etc. Ces informations peuvent être centralisées au niveau de votre organisation et enregistrés dans la fiche contact - vous permettant ainsi de réutiliser ces champs dans vos différents événements - ou encore être spécifiques à l'événement, dans le cas où vous n'auriez pas besoin de garder l'information d'un événement à l'autre.

Pour ajouter des champs personnalisés, rendez-vous sur Paramètres > Champs participant et cliquez sur le bouton Ajouter.

Réutiliser un champ déjà existant au niveau des contacts de l'organisation

Lorsque vous ajoutez un nouveau champ, indiquez le nom du champ d'information pour retrouver un champ qui existe déjà parmi les champs contacts de votre organisation et le réutiliser dans votre événement.

En réutilisant un champ contact, les informations récoltées via ce champ seront enregistrée dans les fiches contact au niveau de votre organisation. Lors de l'inscription d'un participant à un nouvel événement, le champ sera pré-rempli avec les informations enregistrées dans sa fiche contact : le participant, le référent ou l'organisateur n'auront pas à renseigner à nouveau toutes les informations (mais il sera toujours possible de les mettre à jour si besoin).

Choisissez le groupe dans lequel le champ sera affiché (vous pouvez choisir un groupe déjà existant ou en créer un nouveau) et le niveau de confidentialité. Les informations publiques peuvent être consultées par les référents et participants sur leur espace personnel, alors que les informations privées ne sont pas visibles dans l'espace personnel de la structure ou des participants.

Créer un champ d'information spécifique à l'événement

Lorsque vous ajoutez un nouveau champ, indiquez le nom de celui-ci et choisissez l'option Ajouter comme information spécifique à cet événement pour créer un champ qui sera disponible uniquement pour l'événement en question (champ pas disponible au niveau de l'organisation).

Les champs participant spécifiques à un événement n'alimentent pas les fiches contact au niveau de l'organisation. Cette solution est adaptée pour récolter des informations qui concernent uniquement l'événement en question, qui ne seront pas réutilisées sur les autres événements de votre organisation (par exemple, réservation d'un concert proposé dans le cadre de l'événement).

Indiquez le type d'information, le groupe dans lequel le champ sera affiché (vous pouvez choisir un groupe déjà existant ou en créer un nouveau) et le niveau de confidentialité. Les informations publiques peuvent être consultées par les référents et participants sur leur espace personnel, alors que les informations privées ne sont pas visibles dans l'espace personnel de la structure ou des participants.

Si vous ajoutez dans un formulaire d'inscription une question portant sur une information privée, la structure verra tout de même cette information dans le formulaire au moment de la création/modification d'une demande.

Modifier ou supprimer un champ de la fiche participant

Pour modifier ou supprimer un champ participant, rendez-vous sur Paramètres > Champs participant et cliquez sur le champ souhaité.

Si un champ d'information est déjà utilisé dans un formulaire, vous devez d'abord l'enlever de tout formulaire avant de pouvoir le supprimer définitivement.

Mis à jour le : 25/11/2025

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