Gérer les structures dans un événement
Sommaire
Autoriser la création et modification d'inscriptions
Supprimer une structure d'un événement
Les structures sont les entités qui prennent part à votre événement : sociétés, entreprises individuelles, associations, collectivités, etc. Pour gérer les structures qui interviennent dans votre événement, rendez-vous dans Inscriptions > Structures dans le menu latéral.
Ajouter une structure
- Pour ajouter une nouvelle structure à votre événement, rendez-vous dans le menu Structures et cliquez sur le bouton Ajouter
- Vous pourrez ajouter une structure déjà existante dans la base de données de votre organisation, ou en créer une nouvelle. Le nom de chaque structure doit être unique.
- Dans la fiche de la structure, vous pourrez accéder à sa liste de participants et configurer ses paramètres.
- Pour créer des structures en masse à partir d'un fichier existant, vous pouvez utiliser l'import de structures.
Liste des structures
- En cliquant sur l'icône Ajouter/Supprimer des colonnes, vous pouvez choisir les informations que vous souhaitez afficher ou pas. Cliquez sur le titre des colonnes pour trier la liste en ordre croissant ou décroissant.
- En cliquant sur une structure de la liste, vous accédez à ses paramètres et à sa liste de participants.
Filtre avancé
Utilisez le filtre avancé pour combiner plusieurs critères de recherche et retrouver ainsi précisément les éléments que vous cherchez.
Pour chaque information (par exemple, la "date de création"), il faudra choisir une condition (égale à, inférieure à, etc.) et les valeurs à vérifier. Vous pouvez combiner plusieurs critères en utilisant les opérateurs ET ou OU.
Mise à jour groupée
À partir de votre liste de structures, vous pouvez facilement faire des mises à jour groupées : sélectionnez les structures à mettre à jour et cliquez sur le bouton Mise à jour groupée dans le menu en bas de la page. Vous pourrez ensuite choisir les champs à mettre à jour et spécifier leurs valeurs.
Vous pouvez mettre à jour les tags, les services et populations autorisés, la limite de participants par jour ou le message d'accueil.
Autoriser la création et modification d'inscriptions
Pour que le référent et les participants puissent créer et/ou modifier des inscriptions, il est nécessaire d'activer ces services au niveau de la structure. Pour cela, rendez-vous sur la fiche de la structure > Paramètres d'inscription. Vous pouvez également modifier les services autorisés pour plusieurs structures en une fois, grâce à la mise à jour groupée.
Par défaut, les référents ont le droit de partager un lien avec ses participants pour qu'ils remplissent eux-mêmes leur formulaire d'inscription. Si vous ne souhaitez pas que les participants puissent s'inscrire eux-mêmes, vous pouvez désactiver le lien d'inscription directe de la structure en vous rendant sur sa fiche. Cliquez sur Partager le lien d'inscription, puis désactivez l'option Inscription directe des participants.
Importer des structures
L'icône Importer en haut de la page vous permet de créer des structures en masse : téléchargez le modèle de fichier, complétez-le, puis importez votre liste de structures.
Vérifiez que les colonnes de votre fichier d'import sont correctement associées aux champs d'information de la fiche structure. Si certaines données ne sont pas au bon format, la colonne est signalée par une icône d'alerte : survolez l'icône pour obtenir plus d'informations sur l'erreur.
Exporter la liste des structures
L'icône Exporter en haut de la page vous permet d'obtenir un export de votre liste de structures au format excel.
Supprimer une structure d'un événement
- Pour supprimer une structure d'un événement, rendez-vous dans Inscriptions > Structures dans le menu latéral
- Cliquez sur le menu complémentaire (icône 3 points verticaux) et sélectionnez Supprimer
Mis à jour le : 18/11/2025
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