Portail d'inscription - espace participant

Le portail d'inscription est la page qui permet aux participants de votre événement de s'inscrire, suivre le statut de leur demande, consulter des informations concernant leur participation, et échanger avec votre organisation via la messagerie. Dans le portail d'inscriptions de votre organisation, les participants retrouveront tous les événements de votre organisation auxquels ils sont inscrits, et pourront donc accéder à leur espace participant pour chaque événement.

Les participants peuvent s'inscrire eux-mêmes, ou être inscrits par les référents de leur structure. Pour que les participants puissent s'inscrire eux-mêmes, vous devez activer le lien d'inscription directe. Si le lien d'inscription directe n'est pas activé, seuls les référents des structures pourront inscrire des participants.

Pour se connecter au portail d'inscription, le participant ou référent devra renseigner la même adresse mail indiquée dans sa fiche contact. Il/elle recevra alors un code de vérification pour se connecter. Une fois connecté, le participant ou référent pourra modifier son adresse mail si besoin.

Pour obtenir le lien vers l'espace participant de votre événement, rendez-vous sur Espace participant > Apparence. Vous pouvez également vous rendre directement sur votre portail en cliquant sur le raccourci présent sur le Tableau de bord de votre événement.

Configurer l'espace participant

Pour configurer votre espace participant, rendez-vous sur Espace participant > Apparence. Vous pourrez modifier le lien vers l'espace participant, ajouter un bandeau et choisir les informations que les participants pourront consulter dans leur espace personnel.

Lien de l'événement

Le lien vers l'espace participant de votre événement est composé du nom de domaine de votre portail que vous aurez défini dans votre espace organisation et de l'identifiant de votre événement (dernière partie du lien). Vous pouvez personnaliser l'identifiant de votre événement (la dernière partie du lien) en cliquant sur Modifier. Il doit contenir au moins 3 caractères : lettres, chiffres ou tirets, sans commencer ni finir par un tiret.

Personnalisation graphique

Choisissez une image de fond et une image de bandeau pour personnaliser votre portail à l'image de votre événement. L'image de fond s'affiche lorsque les participants s'inscrivent via le lien d'inscription directe, alors que le bandeau s'affiche sur l'espace participant.

Services à afficher sur l'espace participant

Cliquez sur l'icône Modifier pour sélectionner les repas, dotations et parkings que vous souhaitez rendre visibles sur l'espace personnel des structures et participants. Vous pouvez aussi activer ou non l'affichage des réservations d'hébergements.

Dans l'espace participant, les repas, dotations, parkings et hébergements que vous aurez sélectionnés seront visibles pour le référent de la structure ou le participant lui-même. Le nombre de repas, dotations, places de parking et nuitées indiqué dans l'espace de la structure tient compte uniquement des éléments affichés dans l'espace participant.

Temps forts

Avec les Temps Forts, vous pouvez mettre en avant les moments clés de votre événement dans l'agenda du participant : cérémonies d'ouverture et de clôture, animations, briefings, etc.

Pour créer les temps forts de votre événement, rendez-vous dans Espace participant > Temps Forts et cliquez sur Ajouter.

Renseignez le titre, date/heure de début et de fin, description et pièces jointes.
Changez le statut du temps fort de "Brouillon" à "Publié" lorsque vous souhaitez afficher ce temps fort dans l'agenda de vos participants.

Vous pouvez définir des règles d’affichage pour cibler les participants concernés : seuls les participants respectant toutes les conditions verront le temps fort dans leur agenda. Vous pouvez utiliser les tags population, structure et participant comme condition d'affichage, ou encore différents champs d'information personnalisés de votre fiche participant.

Partager des documents

Pour partager des documents avec vos participants via leur espace personnel, rendez-vous dans Espace participant > Documents et ajoutez les documents que vous souhaitez partager.

Vous pouvez limiter le partage de certains documents aux participants des structures ayant un tag spécifique

Mis à jour le : 06/01/2026

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