Fiche structure

Depuis la liste des structures, cliquez sur une structure pour accéder à sa fiche sur le panneau latéral. Le panneau latéral vous permet de :

consulter les coordonnées des référents de la structure
configurer ses paramètres d'inscription (création et modification d'inscriptions, lien d'inscription directe des participants, message d'accueil)
ajouter des notes internes

Pour accéder à la fiche complète d'une structure, cliquez sur l'icône Afficher le détail dans le panneau latéral, ou double-cliquez sur le nom de la structure directement dans la liste.

Participants de la structure

Dans l'onglet Participants, vous pouvez consulter la liste de participants rattachés à la structure et traiter leurs demandes d'accréditations.

Le bouton Ajouter en haut de la page vous permet d'inscrire manuellement un participant rattaché à la structure en question.

Utilisez les filtres rapides en haut de la liste pour retrouver en un clic les demandes à traiter ou acceptées, ou encore le filtre avancé pour combiner plusieurs critères de recherche.

Importer une liste de participants

Pour importer une liste de participants pour une structure, rendez-vous sur la fiche de la structure, onglet Participants et cliquez sur l'icône Importer.

Lorsque vous importez des participants déjà existants dans la base de données de votre organisation - mêmes nom, prénom et e-mail - le participant sera bien rattaché à la fiche contact correspondante. Si le participant n'est pas encore présent dans la base de données de l'organisation (y compris tout participant sans adresse mail renseignée), un nouveau contact sera créé. Attention, des doublons peuvent être créés dans ce cas.

Téléchargez le fichier modèle : il contient tous les champs d'information de votre fiche participant. Les champs nom, prénom et population sont obligatoires

Sélectionnez le fichier à importer et indiquez les tags à ajouter aux participants si vous le souhaitez (optionnel). Vérifiez que les colonnes de votre fichier d'import sont correctement associées aux champs d'information de la fiche participant. Si certaines données ne sont pas au bon format, la colonne est signalée par une icône d'alerte : survolez l'icône pour obtenir plus d'informations sur l'erreur.

Le format des données doit être conforme aux différents champs d'information de votre fiche participant : les options disponibles dans les listes déroulantes, le format du numéro de téléphone, le format des dates, etc.

Si vous essayez d'importer un nouveau participant avec une adresse mail qui est déjà attribuée à un des contacts de la base de données de votre organisation, Qomeet vous proposera d'inscrire le contact déjà existant à la place du nouveau participant. Vérifiez bien s'il ne s'agit pas d'une erreur (faute de frappe, etc.)

Détails de la structure

Dans l'onglet Détails, vous pouvez :

consulter les coordonnées des référents de la structure
configurer ses paramètres d'inscription (création et modification d'inscriptions, lien d'inscription directe des participants, message d'accueil)
ajouter des notes internes

Pour modifier le nom de la structure ou les informations concernant les référents, rendez-vous sur la fiche de la structure au niveau de votre organisation.

Dans les paramètres d'inscription, vous pourrez configurer :

Le nombre maximum de participants que la structure peut inscrire
Les populations autorisées pour la structure
Les services autorisés : création et/ou modification de demandes d'accréditation
Un message d'accueil personnalisé qui s'affichera sur l'espace personnel de la structure dans le portail d'accréditation

Le bouton Partager vous permet d'activer l'inscription directe des participants et de copier un lien vers votre portail d'accréditation pour le partager avec la structure.

Hébergement

Dans l'ongle Hébergement, vous pouvez créer des demandes d'hébergement pour la structure (bouton Ajouter) et consulter les réservations d'hébergement, avec la liste des participants qui y sont associés.

Mis à jour le : 20/11/2025

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