> ## Knowledge Base Index
> Fetch the complete knowledge base index at: https://help.qomeet.com/sitemap.xml
> Use this file to discover available pages before exploring further.
> Pure-Markdown content can be obtained by appending a '.md' suffix to the content URLs listed in the sitemap (without the trailing slash).

# Structures, contacts et participants : comment ils s'articulent

# Structures, contacts et participants : comment ils s'articulent

Comprendre ce modèle évite la plupart des erreurs de manipulation. Il tient en une phrase : **l'organisation contient des entités permanentes, l'événement contient des inscriptions datées.**

## Les trois niveaux

**La structure** est une entité : société, association, collectivité, service interne. Elle vit au niveau de l'**organisation** et se réutilise d'un événement à l'autre.

**Le contact** est un individu. Il vit lui aussi au niveau de l'organisation, appartient éventuellement à une ou plusieurs structures, et porte les informations durables : coordonnées, pièces d'identité, préférences.

**Le participant** est un contact **inscrit à un événement précis**. Il y appartient à une population, reçoit une accréditation et des services.

Le même contact peut être participant sur cinq événements, avec cinq populations et cinq jeux d'accès différents.

## Pourquoi cette séparation

**Pour ne pas ressaisir.** Un contact déjà connu apporte ses informations à chaque nouvelle inscription. Les champs partagés au niveau de l'organisation **pré-remplissent les formulaires**.

**Pour garder une base propre.** La liste des structures et des contacts survit aux événements. Supprimer un événement ne détruit pas votre carnet d'adresses.

**Pour déléguer proprement.** Une structure reçoit le droit d'inscrire ses participants, sans jamais accéder à votre interface.

## Ce qui vit où

| Dans l'organisation | Dans l'événement |
|---|---|
| La liste des structures | Les structures inscrites à cette édition |
| La liste des contacts | Les participants inscrits |
| Les référents d'une structure | Les paramètres d'inscription de la structure |
| Les champs de la fiche contact | Les champs de la fiche participant |
| Le nom des populations | Zones et services autorisés par population |

Deux conséquences fréquemment rencontrées :

**On ajoute un référent depuis l'organisation, pas depuis l'événement.** Chercher l'action dans la fiche structure de l'événement est vain.

**Renommer une population depuis l'organisation la renomme partout**, dans tous les événements qui l'utilisent.

## Le rôle du référent

Un référent est un **contact** désigné pour gérer les inscriptions d'une structure. Il n'est pas nécessairement présent sur l'événement — et s'il doit l'être, il faut l'inscrire séparément comme participant.

Un contact simple d'une structure a accès uniquement à son propre espace personnel : seul le statut de référent ouvre accès au portail de la structure.

## Les trois chemins d'inscription

Un contact devient participant de trois façons : vous l'inscrivez, son référent l'inscrit, ou il s'inscrit via un lien direct.

Voir [Les trois façons d'inscrire des participants](https://help.qomeet.com/fr/article/les-trois-facons-dinscrire-des-participants-z8dado/).

## Les doublons, et d'où ils viennent

Un contact est identifié par son **nom, son prénom et son adresse e-mail**. Sans adresse e-mail, ou avec une adresse différente, **un nouveau contact est créé**.

C'est la mécanique qui produit les doublons : un import sans adresses, une personne inscrite avec son adresse professionnelle puis personnelle.

La fonction **Fusionner les doublons**, au niveau de l'organisation, les identifie sur le nom et le prénom.

## Voir aussi

- [Glossaire Qomeet](https://help.qomeet.com/fr/article/glossaire-qomeet-1mhn0nu/)
- [Gérer les contacts de l'organisation](https://help.qomeet.com/fr/article/gerer-les-contacts-de-lorganisation-1laydwo/)
- [Fusionner des doublons](https://help.qomeet.com/fr/article/fusionner-des-doublons-bvm54d/)