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# Référents de structure : rôle et limites

# Référents de structure : rôle et limites

Le référent gère les inscriptions **pour le compte d'une structure**. C'est le mécanisme de délégation de Qomeet : il vous décharge de la saisie sans vous faire perdre la validation.

## Qui peut l'être

Le référent n'est pas forcément un salarié de la structure. Trois profils courants :

**Une personne de la structure** — chef de projet, responsable d'équipe, assistant administratif.

**Un tiers qui gère pour elle** — un prestataire en charge d'un programme bénévoles.

**Une personne de votre propre organisation** — votre responsable presse, désigné référent d'une structure « Médias » qui regroupe les journalistes.

Ce dernier cas est un usage détourné mais utile : il permet de traiter une catégorie de participants comme une structure, avec un gestionnaire dédié.

## Le désigner

**Espace organisation** > **Structures** > la structure : icône **Gérer les référents** dans l'onglet **Informations**, ou rôle **Référent** en associant un contact depuis l'onglet **Contacts**.

On ne désigne jamais un référent depuis la fiche structure d'un événement — les référents sont permanents, les inscriptions sont datées.

Dans la fenêtre **Gérer les référents**, sélectionnez la personne parmi vos contacts, ou ajoutez-la comme nouveau contact. Retirez un référent de la même façon : il reste alors membre de la structure. Validez par **Enregistrer**. Une structure peut avoir plusieurs référents.

Un référent accède aux informations des participants de sa structure sur tous les événements, passés ou en cours.

**Être contact d'une structure ne suffit pas.** Seul le statut de référent ouvre l'accès à l'espace de la structure. Un contact simple, non référent, accède uniquement à son propre espace personnel.

## Ce qu'il peut faire

Depuis le portail d'inscriptions, selon les droits accordés à sa structure :

- créer, modifier et supprimer des inscriptions de participants ;
- partager un lien d'inscription directe, si vous l'avez activé ;
- consulter les informations de ses participants, hors champs privés ;
- suivre le statut des demandes, et recevoir les notifications correspondantes ;
- échanger via la messagerie, sur son propre fil et sur celui de chacun de ses participants ;
- consulter les services publiés et les documents partagés ;
- afficher les pass publiés de ses participants.

## Ce qu'il ne peut pas faire

**Aucune action côté organisateur.** Il ne valide pas une inscription, n'attribue pas de service, ne modifie aucun paramètre. L'interface d'administration lui est fermée.

**Les champs privés.** Il ne les voit pas en consultation — mais **il les voit au moment de créer ou modifier une demande** si une question du formulaire les porte. La nuance a son importance : ne mettez pas dans un formulaire une information que la structure ne doit pas connaître.

## Sa connexion

Le référent se connecte au portail avec **exactement l'adresse e-mail enregistrée sur sa fiche contact**, et reçoit un code de vérification.

C'est la première cause d'appel au support : une personne qui se connecte avec la mauvaise adresse mail arrive sur un espace vide.

## Une structure sans référent

C'est possible, mais personne ne pourra alors inscrire ses participants depuis le portail. Vous les saisirez vous-même, ou vous activerez le lien d'inscription directe.

## Voir aussi

- [Ce que voit et peut faire un référent](https://help.qomeet.com/fr/article/ce-que-voit-un-referent-1ekotrs/)
- [Les trois façons d'inscrire des participants](https://help.qomeet.com/fr/article/les-trois-facons-dinscrire-des-participants-z8dado/)
- [Un référent ne voit pas ses participants](https://help.qomeet.com/fr/article/un-referent-ne-voit-pas-ses-participants-wha18t/)