Articles sur : Gérer les inscriptions à un événement

Notifications mail envoyées aux référents et participants

Qomeet envoie des mails aux participants et aux référents de structures selon deux logiques complémentaires :

E-mails essentiels (invitations, sécurité du compte) : toujours délivrés.
E-mails de notification (suivi des inscriptions, pass, messages) : délivrés selon les préférences du destinataire et nos règles de protection des données.

Nos principes de communication

Notifications réservées aux adresses vérifiées. Un destinataire ne reçoit de notifications qu'une fois connecté au moins une fois à son espace personnel, ce qui confirme qu'il maîtrise bien son adresse mail. Cette vérification garantit qu'aucune information liée à un événement n'est adressée à une boîte mail non confirmée — une bonne pratique de sécurité et de protection des données personnelles.

Un participant ajouté par l'organisateur ou le référent de la structure ne reçoit pas de notifications s'il ne s'est jamais connecté à son espace personnel auparavant. Après sa première connexion (ce qui confirme la validité de l'adresse mail), il reçoit ensuite toutes les notifications. Un participant qui s'inscrit lui-même reçoit toutes les notifications dès le départ.

Préférences respectées. Chacun choisit de recevoir ou non les notifications, via les préférences configurées dans son espace personnel. Les e-mails essentiels, eux, restent toujours envoyés.

Le référent ou participant peut choisir à tout moment de ne plus recevoir de notifications - dans ce cas, seuls les mails essentiels seront envoyés

Fréquence maîtrisée. Certains types de notifications sont regroupés et espacés (délais et prise en compte de l'activité récente) pour éviter tout envoi superflu.
Action en un clic. Chaque e-mail contient un lien qui renvoie vers l'espace personnel.

Mails envoyés aux participants

Email	Description	Règle anti-spam
Statut d'inscription mis à jour (acceptée / en traitement / en attente d'informations / refusée)	Le statut de l'inscription a été mis à jour par les organisateurs.	Envoi immédiat, un mail par changement de statut.
Pass disponible (ou annulé)	Le pass du participant est publié — ou un pass publié est annulé.	Envoi immédiat, un mail par changement de statut (publié/annulé).
Nouveaux messages	L'organisation envoie un message sur le fil de discussion du participant.	Pas de nouvel e-mail si le participant a déjà été notifié pour ce fil dans les dernières 24 h et qu'il lui reste des messages non lus. S'il a tout lu, ou si plus de 24 h se sont écoulées, il est de nouveau notifié.
Invitation à rejoindre une structure	Le référent d'une nouvelle structure souhaite ajouter le participant à ses contacts, alors que le participant est déjà rattaché à une autre structure. Le participant peut autoriser la nouvelle structure à l'ajouter à ses contacts.	Envoi immédiat, un mail par invitation.

Mails envoyés aux référents de structures

Email	Description	Règle anti-spam
Récapitulatif de vos inscriptions	Ce mail informe le référent des mises à jour des inscriptions de ses participants par les organisateurs.	Mail envoyé environ 24 h après le changement de statut d'une inscription — sauf si le référent s'est connecté ou a déjà reçu ce récapitulatif depuis. Une relance est envoyée toutes les 72 h tant qu'il reste des inscriptions en attente d'informations.
Pass disponibles	Au moins un pass des participants de la structure est publié	Mail envoyé jusqu'à 1h après la publication du pass. Si le référent ne s'est pas connecté depuis la dernière notification, une nouvelle notification n'est possible qu'après 24 h. S'il s'est connecté depuis, il est notifié de toute publication postérieure à sa dernière visite.
Nouveaux messages concernant vos participants	L'organisation écrit sur le fil d'un des participants de la structure.	Pas de nouvel e-mail si le référent a déjà été notifié pour ce motif dans les dernières 24 h et qu'il lui reste des messages non lus. S'il a tout lu, ou si plus de 24 h se sont écoulées, il est de nouveau notifié.
Nouveaux messages	L'organisation écrit sur le fil de la structure (visible uniquement par les référents).	Pas de nouvel e-mail si le référent a déjà été notifié pour ce fil dans les dernières 24 h et qu'il lui reste des messages non lus. S'il a tout lu, ou si plus de 24 h se sont écoulées, il est de nouveau notifié.

Emails liés au compte (tous les utilisateurs)

Toujours envoyés, indépendamment des préférences de notification.

Email	Quand vous le recevez
Code de vérification	À chaque connexion ou vérification d'adresse.
Mise à jour de l'adresse email	Vous demandez à changer d'adresse mail.

Mis à jour le : 10/06/2026

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