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# Notifications mail envoyées aux référents et participants


Qomeet envoie des mails aux **participants** et aux **référents de structures** selon deux logiques complémentaires :

* **E-mails essentiels** (invitations, sécurité du compte) : toujours délivrés.
* **E-mails de notification** (suivi des inscriptions, pass, messages) : délivrés selon les préférences du destinataire et nos règles de protection des données.

## Nos principes de communication

* **Notifications réservées aux adresses vérifiées.** Un destinataire ne reçoit de notifications **qu'une fois connecté au moins une fois** à son espace personnel, ce qui confirme qu'il maîtrise bien son adresse mail. Cette vérification garantit qu'aucune information liée à un événement n'est adressée à une boîte mail non confirmée — une bonne pratique de sécurité et de protection des données personnelles.
|| Un participant ajouté par l'organisateur ou le référent de la structure ne reçoit pas de notifications s'il ne s'est jamais connecté à son espace personnel auparavant. Après sa première connexion (ce qui confirme la validité de l'adresse mail), il reçoit ensuite toutes les notifications. Un participant qui s'inscrit lui-même reçoit toutes les notifications dès le départ.

* **Préférences respectées.** Chacun choisit de recevoir ou non les notifications, via les préférences configurées dans son espace personnel. Les e-mails essentiels, eux, restent toujours envoyés.
|| Le référent ou participant peut choisir à tout moment de ne plus recevoir de notifications - dans ce cas, seuls les mails essentiels seront envoyés

* **Fréquence maîtrisée.** Certains types de notifications sont regroupés et espacés (délais et prise en compte de l'activité récente) pour éviter tout envoi superflu.
* **Action en un clic.** Chaque e-mail contient un lien qui renvoie vers l'espace personnel.

## Mails envoyés aux participants

| Email | Description | Règle anti-spam |
| ---- |
| **Statut d'inscription mis à jour** *(acceptée / en traitement / en attente d'informations / refusée)* | Le statut de l'inscription a été mis à jour par les organisateurs. | Envoi immédiat, un mail par changement de statut. |
| **Pass disponible** *(ou annulé)* | Le pass du participant est publié — ou un pass publié est annulé. | Envoi immédiat, un mail par changement de statut (publié/annulé). |
| **Nouveaux messages** | L'organisation envoie un message sur le fil de discussion du participant. | Pas de nouvel e-mail si le participant a **déjà été notifié pour ce fil dans les dernières 24 h** *et* qu'il lui reste des **messages non lus**. S'il a tout lu, ou si plus de 24 h se sont écoulées, il est de nouveau notifié. |
| **Invitation à rejoindre une structure** | Le référent d'une nouvelle structure souhaite ajouter le participant à ses contacts, alors que le participant est déjà rattaché à une autre structure. Le participant peut autoriser la nouvelle structure à l'ajouter à ses contacts. | Envoi immédiat, un mail par invitation. |


## Mails envoyés aux référents de structures



| Email | Description | Règle anti-spam |
| ---- |
| **Récapitulatif de vos inscriptions** | Ce mail informe le référent des mises à jour des inscriptions de ses participants par les organisateurs. | Mail envoyé environ **24 h** après le changement de statut d'une inscription — sauf si le référent s'est connecté ou a déjà reçu ce récapitulatif depuis. Une relance est envoyée toutes les 72 h tant qu'il reste des inscriptions **en attente d'informations**. |
| **Pass disponibles** | Au moins un pass des participants de la structure est publié | Mail envoyé jusqu'à 1h après la publication du pass. Si le référent **ne s'est pas connecté** depuis la dernière notification, une nouvelle notification n'est possible qu'après **24 h**. S'il **s'est connecté** depuis, il est notifié de toute publication postérieure à sa dernière visite. |
| **Nouveaux messages concernant vos participants** | L'organisation écrit sur le fil d'un des participants de la structure. | Pas de nouvel e-mail si le référent a **déjà été notifié pour ce motif dans les dernières 24 h** *et* qu'il lui reste des **messages non lus**. S'il a tout lu, ou si plus de 24 h se sont écoulées, il est de nouveau notifié. |
| **Nouveaux messages** | L'organisation écrit sur le fil de la structure (visible uniquement par les référents). | Pas de nouvel e-mail si le référent a **déjà été notifié pour ce fil dans les dernières 24 h** *et* qu'il lui reste des **messages non lus**. S'il a tout lu, ou si plus de 24 h se sont écoulées, il est de nouveau notifié. |

## Emails liés au compte (tous les utilisateurs)

Toujours envoyés, indépendamment des préférences de notification.

| Email | Quand vous le recevez |
| ---- |
| **Code de vérification** | À chaque connexion ou vérification d'adresse. |
| **Mise à jour de l'adresse email** | Vous demandez à changer d'adresse mail. |