Le rôle du référent de structure
Sommaire
Ajouter un référent à une structure
Fonctionnalités disponibles pour le référent
C'est quoi un référent
Le référent d'une structure est la personne qui gère les inscriptions des participants pour le compte d'une structure. Le référent peut être par exemple :
- Une personne faisant partie de la structure : chef de projet, responsable d'équipe, assistant administratif, etc.
- Une personne extérieure qui gère les participants de la structure : prestataire en charge du programme bénévoles, etc.
- Une personne de votre propre organisation qui s'occupe de l'inscription d'une catégorie de participants regroupée au sein d'une structure : responsable de l'inscription presse/médias, etc.
Ajouter un référent à une structure
Pour ajouter un référent à une structure, rendez-vous sur votre espace organisation > menu Structures. Cliquez sur la fiche de la structure > onglet informations > Ajouter un référent.
Renseignez le nom du référent pour le retrouver parmi vos contacts existants, ou ajoutez le référent en tant que nouveau contact s'il n'existe pas encore dans votre base de données.
Fonctionnalités disponibles pour le référent
Le référent a accès au portail d'inscriptions de votre organisation, où il peut effectuer les actions suivantes :
- Créer, modifier et supprimer des inscriptions de participants pour sa structure (selon les droits attribués à la structure)
- Partager un lien avec les participants pour qu'ils remplissent eux-mêmes leur formulaire d'inscription (selon les droits attribués à la structure)
- Consulter les informations des participants de sa structure (sauf les champs d'information que vous aurez définis comme privés)
- Suivre le statut des inscriptions de la structure : le référent reçoit des notifications concernant les participants de sa structure, par exemple lorsqu'une inscription est en attente d'informations.
- Consulter la messagerie de la structure et envoyer des messages aux organisateurs
- Consulter les messages échangés entre les participants et les organisateurs, et intervenir dans la conversation
- Consulter les services mis à disposition des participants (repas, hébergement, dotations, parking) que vous aurez choisi de publier sur le portail d'inscriptions.
- Consulter les documents que vous aurez mis à disposition sur le portail d'inscriptions.
Limites du rôle de référent
Le référent n'a pas accès à l'interface d'administration de votre événement et ne peut donc effectuer aucune action côté organisation. Par exemple, le référent ne peut pas valider une inscription, ni attribuer des services à des participants. Seuls les utilisateurs de l'événement ont accès à l'interface côté organisation.
Guide du référent
Voici un tutoriel que vous pouvez partager avec les référents de vos structures, s'ils ont besoin d'aide pour se connecter ou inscrire leurs participants.
lien à partager : https://view.genially.com/669fa168f44aee85cf97a327
Mis à jour le : 13/11/2025
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