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# Créer des réservations d'hébergement

# Créer des réservations d'hébergement

Réserver, c'est attribuer une ou plusieurs unités de votre offre à une demande.

**Où** : Événement > **Services** > **Hébergement**, onglet **Demandes & réservations**. Cliquez sur la demande à pourvoir.

**Qui** : administrateurs et gestionnaires hébergement.

## L'écran de réservation

À gauche, la **demande** : dates, nombre de personnes à loger, et les réservations déjà constituées.

À droite, les **hébergements disponibles** pour la période demandée.

Survolez une unité et cliquez sur **Réserver** ; pour une unité de plusieurs places, choisissez le nombre de places dans le menu proposé.

Une demande peut être couverte par plusieurs réservations : quatre personnes peuvent occuper deux chambres doubles.

Une fois la demande couverte, passez-la en **Traité** avec l'icône **Changer le statut** de la liste : le statut ne change pas automatiquement.

## Réserver directement pour des participants

Depuis la liste de participants, vous pouvez réserver un hébergement pour une ou plusieurs personnes précises, sans créer de demande au préalable.

1. Événement > **Inscriptions** > **Participants** :
   - pour un participant, survolez sa ligne et ouvrez le menu **Plus** (trois points verticaux) > **Réserver** > **Hébergement** ;
   - pour plusieurs, sélectionnez-les, puis l'icône **Faire une réservation** > **Réserver un hébergement**. Ils doivent tous appartenir à la même structure, sinon le message « Pour réserver un hébergement, veuillez sélectionner des participants appartenant à la même structure. » s'affiche.
2. Choisissez la période (**Check-in** / **Check-out**). Par défaut, ce sont les jours de présence du participant.
3. Les hébergements disponibles pour ces dates s'affichent : cliquez sur **Réserver**.

Qomeet crée alors automatiquement une **demande d'hébergement pour la structure**, au statut **En cours de traitement**, y rattache la réservation, et **associe les participants** à cette réservation. Pensez à passer la demande en **Traité** une fois le besoin couvert.

C'est le chemin le plus direct pour un besoin nominatif : un invité, un intervenant isolé, un petit groupe. Pour une équipe dont la structure répartira elle-même les chambres, passez plutôt par une demande.

## La règle de disponibilité, à bien comprendre

**Une unité n'est proposée que si elle est disponible pendant toute la période de la demande.** Pour une demande du 4 au 10 juillet, une chambre libre du 4 au 8 et une autre libre du 8 au 10 ne sont pas proposées : une même demande ne peut pas enchaîner deux hébergements. Plusieurs unités peuvent en revanche se partager les personnes — quatre personnes dans deux chambres doubles, sur toute la période. Si une structure doit changer d'hébergement en cours de séjour, enregistrez deux demandes.

**Une unité réservée pour une période sort entièrement de l'offre disponible sur cette période, même s'il reste des places.**

Une chambre de trois places sur laquelle vous en pourvoyez une n'est plus proposée à d'autres demandes. Qomeet ne remplit pas une chambre avec des personnes de structures différentes.

C'est cohérent avec la façon dont on loge des équipes — on ne mélange pas deux structures dans une chambre — mais cela signifie qu'une réservation partielle **immobilise** l'unité. Si vous voulez optimiser, découpez votre offre plus finement.

Le message **Il n'y a aucun hébergement disponible pour ces dates** s'explique le plus souvent ainsi : les unités existent, mais sont immobilisées par d'autres réservations, ou ne sont libres que sur une partie de la période demandée.

## Les autres messages

| Message | Cause |
|---|---|
| **L'hébergement n'est pas disponible pour les dates indiquées** | En dehors de ses dates de disponibilité |
| **L'hébergement a déjà des réservations pour les dates indiquées** | Immobilisé par une autre réservation |
| **La capacité de l'hébergement est insuffisante** | Le nombre de places demandé dépasse la capacité |
| **La plage de date n'est pas valide** | Check-out antérieur au check-in |

## Repérer les disponibilités

L'onglet **Hébergements** affiche toutes vos unités avec leur occupation date par date. C'est la vue à utiliser pour repérer un trou dans l'occupation, ou une unité qui reste vide alors que des demandes attendent.

L'onglet **Demandes & réservations** propose aussi une vue calendrier : les flèches en haut naviguent entre les périodes, et cliquer sur les dates permet de choisir une plage. Comme chaque demande couvre une période continue, les trous y sont moins visibles.

## Modifier ou supprimer

Cliquez sur une réservation pour l'ouvrir, la modifier ou la supprimer.

Supprimer une réservation libère l'unité pour la période : elle redevient disponible immédiatement.

## Une méthode de travail

Sur un parc important, procédez par contrainte décroissante : traitez d'abord les demandes qui n'ont qu'une solution possible — grands groupes, dates atypiques, exigences particulières — puis les demandes souples.

Commencer par les cas faciles conduit systématiquement à bloquer les cas difficiles.

## Cas particuliers

**Une chambre à moitié pleine n'est proposée à aucune autre demande.** C'est la règle : une unité réservée sort entièrement de l'offre sur la période. Découpez votre offre plus finement si vous voulez la partager.

**Le message « Il n'y a aucun hébergement disponible pour ces dates » s'affiche alors que j'ai des chambres.** Elles sont immobilisées par d'autres réservations, ou ne sont libres que sur une partie de la période demandée — vérifiez dans l'onglet **Hébergements**.

## Voir aussi

- [Associer des participants à une réservation](https://help.qomeet.com/fr/article/associer-des-participants-a-une-reservation-yvy8ug/)
- [Enregistrer les demandes d'hébergement](https://help.qomeet.com/fr/article/enregistrer-les-demandes-dhebergement-1nxihcm/)
- [Rapport Hébergement](https://help.qomeet.com/fr/article/rapport-hebergement-1uc8hca/)