Configurer les dotations

Lorsque vous créez un article de dotation, vous pourrez configurer les quantités distribuer, le prix unitaire, les attributs à prendre en compte et les critères d'éligibilité. Vous pouvez retourner sur la configuration de l'article à tout moment en cliquant sur celui-ci.

La quantité à distribuer est obligatoire, mais les autres champs sont optionnels : vous les trouverez en dépliant le menu Informations optionnelles.

Quantités à distribuer et fréquence

Dans quantités à distribuer, vous pouvez préciser le nombre d’articles à distribuer ainsi que la fréquence : soit une quantité par jour de présence (ex : plusieurs masques de protection tous les jours, un t-shirt tous les 2 jours), soit une seule distribution pour toute la durée de l’événement (ex : à l’arrivée des participants, distribution de 2 t-shirts).

La quantité peut être renseignée manuellement, ou vous pouvez récupérer la quantité depuis un champ d'information de la fiche participant.

Si vous renseignez la quantité manuellement, cette quantité s'appliquera pour tous les participants qui respectent les conditions d'éligibilité de l'article. Dans l'exemple ci-dessous, tous les participants éligibles recevront 2 articles par jour de présence.

Si vous utilisez une information participant pour définir la quantité, la quantité pourra varier d'un participant à l'autre selon ce qui est indiqué sur la fiche de chaque participant. Seuls les champs d'information de type nombre peuvent être utilisés pour définir la quantité. Dans l'exemple ci-dessous, chaque participant recevra une quantité fixe pour tout l'événement, celle qui est indiqué dans le champ "nombre invitations" dans leur fiche. Cela pourrait être une information demandée dans le formulaire d'inscription, ou renseignée directement par l'organisateur.

Si vous souhaitez limiter la distribution d'une dotation à une période spécifique, par exemple une paire de gants de protection par jour mais seulement pendant la phase de montage, cochez l'option Restreindre à une liste de dates.

Prix unitaire

Utilisez le champ prix unitaire pour avoir un coût estimé de vos dotations et maîtriser votre budget.

Crédits cashless

Utilisez ce champ pour indiquer la valeur à créditer si votre dotation est gérée sous forme de cashless (des tickets boisson, par exemple). Si vous utilisez l'interopérabilité avec des outils qui gèrent le cashless, cette information pourra être transmise automatiquement à votre outil de cashless. Pour plus d'informations sur l'interopérabilité, contactez-nous !

Attribut

Dans le champ attribut, déterminez les informations à utiliser pour gérer les variations de l'article (ex : pour un vêtement, vous pouvez avoir besoin de connaître la taille), et Qomeet calculera pour vous les quantités à prévoir pour chaque variation. Il faut avoir récolté au préalable l'information auprès de vos participants via le formulaire d'inscription.

• Créez une information participant correspondant à l'attribut de votre dotation : taille vestimentaire, pointure, etc. Pour que l'information puisse être utilisée comme attribut d'une dotation, il faut que ce soit une liste déroulante à choix unique.

• Pour récolter cette information auprès des participants, ajoutez une question associée à cette information dans vos formulaires d'inscription

Conditions d'éligibilité

Dans les détails de la dotation vous pouvez définir des conditions à respecter pour obtenir la dotation en question. Si vous n'utilisez aucune règle d'éligibilité, tous vos participants auront le droit à la dotation.

Les conditions peuvent concerner les tags structure, population ou participant. Par exemple, on peut définir qu'un cadeau de remerciement sera remis à tous les participants rattachés à une structure ayant le tag "association partenaire".

Les conditions peuvent aussi concerner des informations participant : vous pouvez par exemple attribuer un pass parking aux participants ayant répondu "oui" à la question sur le besoin en parking. Pour cela, choisissez le champ d'information souhaité et sélectionnez la ou les valeurs à respecter pour être éligible à la dotation.

Mis à jour le : 10/03/2025