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Gérer les contacts

Structures

Les structures sont les entités qui prennent part à vos événements : sociétés, entreprises individuelles, associations, collectivités, etc. Chaque structure peut avoir un ou plusieurs référents : chaque référent aura accès au portail permettant d'effectuer des demandes d'accréditations et services pour tous les participants rattachés à la structure.

Le référent d'une structure peut être présent sur l'événement ou pas. S'il a besoin d'être accrédité, il devra être inscrit en tant que participant.

Contacts

Les contacts sont les individus qui prennent part à vos événements. Ils peuvent faire partie d'une ou plusieurs structures, en tant que référents et/ou membres de celles-ci.

Vous trouverez dans votre espace organisation la liste de tous vos contacts, qui pourront ensuite être inscrits dans vos événements en tant que participants.

Participants

Les participants sont les contacts présents sur vos événements, qui devront donc être accrédités et qui pourront éventuellement avoir accès à des services. Pour chaque événement, les participants sont rattachés à une structure et font partie d'une population donnée. Dans la fiche participant, vous retrouverez toutes les informations concernant les participants que vous aurez saisies ou récoltées via un formulaire d'inscription. Lorsque l'adresse mail du participant est renseignée, celui-ci peut avoir accès à son espace personnel sur le portail d'inscriptions.

Populations

Les populations sont les différents types d'intervenants qui peuvent être présents sur vos événements : prestataires, artistes, invités, journalistes, etc. Dans les paramètres de votre événement, vous pourrez lister les différentes populations pouvant s'inscrire à votre événement et associer un formulaire d'inscription à chaque population.

Inscription des participants

Les participants peuvent être inscrits à vos événements de différentes manières :

Inscription par les organisateurs de l'événement

En tant qu'organisateur, vous pouvez inscrire vous-même vos contacts en tant que participants de vos différents événements.

Inscription par les référents de la structure

Certaines structures préfèrent confier les inscriptions des participants à une tierce personne, le référent de la structure (le responsable de l'équipe, une personne du service administratif, etc.). Le référent peut inscrire ses participants via le portail d'inscriptions.

Inscription directe par le participant lui-même

Dans d'autres cas, il peut être plus pratique pour les participants de s'inscrire eux-mêmes, plutôt que de donner les informations à une tierce personne (référent). Si l'inscription directe est autorisée dans l'événement, les organisateurs ou le référent de la structure peuvent partager un lien d'inscription directe avec les participants pour qu'ils remplissent eux-mêmes le formulaire d'inscription.

Même lorsque le participant s'inscrit lui-même, le référent a toujours accès aux informations concernant le participant et peut intervenir dans les échanges via la messagerie

Mis à jour le : 13/11/2025

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